Avis de protection des données de contact des clients

Date d’entrée en vigueur : 1er mai 2020

Le présent avis de protection des données de contact des clients a pour but de fournir aux personnes représentant nos sociétés clientes des informations sur le traitement et la protection de leurs données à caractère personnel. Le présent avis de protection des données décrit de façon générale ce traitement des données à caractère personnel. Par conséquent, tous les détails fournis dans le présent avis de protection des données de contact des clients peuvent ne pas s’appliquer à votre cas en particulier. En règle générale, nous traitons vos données personnelles de base, telles que vos coordonnées, afin d’entretenir des relations d’affaires avec la société que vous représentez.

LE PRÉSENT DOCUMENT N’EST QU’UNE TRADUCTION. EN CAS DE DIVERGENCE, LA VERSION ANGLAISE DU PRÉSENT AVIS PRÉVAUT.

Quelles sont mes données à caractère personnel qui sont traitées ?

En règle générale :

  • vos principales informations de personnalisation ;
  • les informations de la société que vous représentez
  • vos coordonnées ;

Selon votre activité :

  • les identifiants techniques ;
  • les consentements que vous nous avez donné ;
  • es données comportementales (comment vous avez utilisé nos services numériques, par exemple) ;
  • vos informations de paiement ;

Voici quelques exemples d’attributs de données :

Qui est responsable du traitement de mes données à caractère personnel ?

Konecranes Plc (établie en Finlande et société mère du Groupe Konecranes) assume la responsabilité globale et dispose du pouvoir de décision suprême. Konecranes Global Corporation (établie en Finlande) est en partie responsable des systèmes/applications informatiques centralisés du Groupe Konecranes (y compris la sous-traitance) ainsi que des transferts internationaux de données à caractère personnel en dehors de l’UE/l’EEE.

Vous pouvez nous contacter en envoyant un e-mail à [email protected].

Qu’est-ce qui permet l’utilisation de mes données à caractère personnel ?

Nous sommes légalement autorisés à traiter vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à faire des affaires avec la société que vous représentez.

Pourquoi mes données à caractère personnel sont-elles traitées ?

En général, nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de permettre le succès des transactions commerciales directes et indirectes avec la société que vous représentez - telles que la réception des commandes et la livraison des produits et services (transaction directe) ainsi que le développement de nos processus et systèmes internes pour soutenir ces transactions (transaction indirecte).
Plus précisément, nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
1) développement des activités et établissement de rapports ;
2) gestion de la qualité ;
3) recherche et développement de produits et services ;
4) production, gestion, maintenance et recherche et développement de processus, de services et d’infrastructures informatiques ;
5) activités de marketing ;
6) activités de vente ;
7) gestion de la relation client (« CRM ») ;
8) fabrication de produits ;
9) fourniture de produits et de services
 (y compris l’accès aux canaux numériques du Groupe Konecranes et aux dossiers sur les formations aux produits/services suivies par les contacts clients) ;
10) facturation, fiscalité et transactions financières connexes ; et
11) assurer l’intégrité de l’environnement et des processus commerciaux du Groupe Konecranes (y compris la surveillance des systèmes/de la sécurité pour la prévention ou l’examen des usages abusifs, selon le cas) ;
12) études préliminaires sur les clients (y compris les contacts clients, le cas échéant) ;
13) organisation d’événements ;
14) assurer la sécurité du personnel (y compris les contacts clients) ; et
15) archivage de données personnelles non actives dans le cadre d’autres finalités d’utilisation et de règles de conservation définies ;

16) respect et/ou défense des droits et obligations de l’entreprise.

Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel afin d’améliorer l’expérience client et de développer des produits et services en analysant vos intérêts. Sur la base des données collectées dans le cadre de nos communications et interactions avec vous, nous pouvons analyser les besoins en matière de gestion de la relation client et/ou d’activités en matière commerciale.
Nous pouvons classer par catégories les clients et leurs personnes de contact en fonction des données recueillies afin de mieux cibler les services que nous vous proposons. Cela peut inclure le ciblage marketing, des enquêtes de satisfaction et des communications liées aux ventes. La catégorisation des clients est en partie basée sur une prise de décision automatisée. Par exemple, nous pouvons vous classer automatiquement en fonction de vos réactions à nos messages marketing. Cependant, notre prise de décision automatisée ne produit pas d’effets juridiques ou d’effets aussi importants vous concernant. Notre catégorisation est établie à un niveau général, et nous n’utilisons qu’un nombre limité de vos données à caractère personnel à des fins de catégorisation.

Dans quelle mesure je bénéficie du traitement de mes données à caractère personnel ?

Notre utilisation de vos données à caractère personnel vous permet de remplir, et vous aide à cet égard à remplir, vos obligations professionnelles liées aux transactions commerciales entre nous et la société que vous représentez.

Quels sont mes droits ?

Vous disposez toujours des droits suivants :

  • le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime ; et
  • le droit de refuser de recevoir nos messages et éléments matériels concernant le marketing direct.

À tout moment, vous avez également le droit :

  • d’accéder à vos données à caractère personnel ;
  • de vérifier l’exactitude de vos données à caractère personnel ;
  • à votre demande, de faire modifier, compléter ou supprimer vos données à caractère personnel incomplètes, inexactes ou obsolètes ; et
  • dans certaines circonstances, de limiter le traitement de vos données à caractère personnel ;
  • dans certains cas, de disposer du droit à l’oubli ; et
  • de déposer plainte auprès d’une autorité de surveillance.

Vous pouvez exercer ces droits en nous envoyant un e-mail à [email protected] ou en remplissant le formulaire en cliquant sur le lien

Quels sont les effets négatifs que le traitement des données à caractère personnel pourrait avoir sur moi ? Comment ces effets sont-ils atténués ?

Conformément aux dispositions légales impératives sur la protection des données, nous avons effectué une analyse approfondie concernant les risques que le traitement des données de contact de nos clients pourrait entraîner pour vos droits et libertés.

Comme pour tout traitement de données, certains risques pourraient également exister pour nous, principalement en ce qui concerne :

  • le niveau de confidentialité de vos données à caractère personnel ;
  • les questions générales de sécurité des données ; et
  • votre incapacité à accéder à nos systèmes et services.

Toutefois, il a été reconnu que la gravité de ces risques est faible et qu’il est peu probable que ceux-ci se concrétisent. En outre, nous atténuons activement ces risques, notamment à travers les mesures suivantes :

  • en formant continuellement notre personnel,
  • en fournissant et en élaborant des instructions détaillées, et
  • en mettant en œuvre et en renforçant nos pratiques en matière de sécurité des données.

Auprès de qui mes données sont-elles collectées et obtenues ?

Nous recueillons vos données à caractère personnel :

  • directement auprès de vous, par exemple lorsque vous vous inscrivez à nos services numériques ou que vous participez à une réunion du personnel vendeur ou que vous nous téléphonez ;
  • auprès de vos supérieurs ou de vos collègues ;
  • auprès de nos propres employés ou partenaires commerciaux ; et
  • dans une certaine mesure, en observant votre comportement dans le cadre de nos services numériques.

Mes données à caractère personnel quittent-elles l’UE/EEE ?

Oui, selon le cas, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel en dehors de l’UE/EEE :

  • à l’intérieur de notre groupe de sociétés, mais aussi à nos partenaires commerciaux externes qui nous fournissent des services.

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers les pays suivants à des fins de traitement :

Qui d’autre traite mes données à caractère personnel ?

Nous faisons appel à des sous-traitants fiables pour nous fournir, par exemple, des services informatiques nous permettant de traiter les données à caractère personnel - ces services comprennent, sans s’y limiter, la fourniture de différentes infrastructures, des logiciels et applications utilisés couramment dans le traitement des données de contact au sein de groupes mondiaux de sociétés.

 

 

Qui d’autre recevra mes données à caractère personnel ?

En règle générale, nous ne divulguons pas vos données sans notre contrôle effectif. Nous ne les communiquons que si la loi l’exige ou si un tribunal, la police ou toute autre autorité répressive nous le demande.

En outre, vos données peuvent être communiquées de manière limitée à nos partenaires commerciaux de confiance.

Comment mes données sont-elles sécurisées ?

Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles contre une modification, une destruction, un accès ou autre traitement accidentels et/ou illégaux, y compris la divulgation et le transfert non autorisés de vos données à caractère personnel.

Ces mesures comprennent, sans s’y limiter, des pare-feux appropriés, un cryptage adéquat des télécommunications et des messages ainsi que l’utilisation d’équipements et de salles de serveurs sécurisés et surveillés. La sécurité des données suscite des préoccupations particulières lorsque l’on a recours à des tiers (par exemple, des sous-traitants chargés du traitement des données) fournissant et mettant en œuvre des systèmes et des services informatiques.

Les exigences en matière de sécurité des données sont dûment respectées dans la gestion de l’accès aux systèmes informatiques et la surveillance de cet accès. Le personnel qui traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses tâches est formé et dûment informé s’agissant des questions liées à protection et à la sécurité des données.

Pendant combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées et utilisées ?

Pendant une période maximale de dix (10) ans après la dernière activité commerciale à laquelle vous avez participé.
En outre, selon le cas, nous pouvons être amenés à prolonger la durée de conservation de vos données à caractère personnel pour des raisons d’établissement, d’exercice ou de défense d’actions en justice ou d’exécution de nos enquêtes internes.

N’est-il pas possible de faire des affaires sans le traitement de mes données à caractère personnel ?

La loi ne vous oblige pas à fournir vos données à caractère personnel, mais certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour exercer ou entreprendre une activité commerciale (comme un contrat commercial) avec nous.